Por Raffaella Toticchi, Irene Zurborn y Stephany Macedo
En esta entrada queremos compartir nuestra experiencia y aprendizajes diseñando y facilitando un encuentro virtual altamente participativo y enfocado en la co-creación de propuestas de trabajo para más de 100 personas de diferentes países y organizaciones durante cuatro jornadas.
¿Cuál era el reto y el contexto?
En mayo de este año Expertise France nos contrató para el apoyo en el diseño y facilitación del encuentro de Soluciones Verdes EUROCLIMA+para Latinoamérica, un evento cuyo propósito era socializar las primeras buenas prácticas sistematizadas por los equipos de los proyectos agroforestales e intercambiar perspectivas con actores locales sobre las posibilidades de replicarlas y escalarlas en sus contextos.
¿Cómo lo logramos?
En retrospectiva y abreviando la historia creemos que hubo tres elementos clave que lo posibilitaron: la claridad en el propósito del encuentro, la confianza mutua que se desarrolló con el equipo organizador en el proceso de preparación y el estar dispuestos a correr juntos el riesgo de dar voz a los participantes.
¿Cómo fue el proceso de preparación?
Cuando comenzamos a diseñar el encuentro con el equipo organizador de Expertise France, detectamos que el propósito subyacente era crear un espacio en el que los actores locales tuvieran todo el protagonismo. Se quería dar visibilidad y compartir las soluciones, pero sobre todo se buscaba crear un espacio fértil para el diálogo y la co-creación. El desafío que se nos planteaba en términos de diseño no era fácil ni seguro. Aún así, nos entusiasmamos con la idea. Esta aspiración común y la confianza que se fue tejiendo en el minucioso proceso de alineación y preparación nos convirtieron en un solo equipo el día del encuentro. Juntos lo concebimos y diseñamos como un proceso donde los participantes pudieran informarse libremente sobre la oferta de soluciones, participar en un diálogo sobre las soluciones de su interés y encontrar espacios de cooperación en grupos enfocados a la acción y reflexión.
¿Qué pasó durante el evento?
El primer día los ejecutores de los proyectos presentaron brevemente sus soluciones, las cuales se grabaron y se publicaron esa misma tarde en el foro del encuentro. El segundo día los participantes eligieron las soluciones de su interés y se reunieron con los presentadores y otros participantes para profundizar en ellas y conectarlas con sus propios desafíos. Hasta aquí estábamos navegando aguas bastante seguras.
Al finalizar ese día avanzamos nuestra invitación para co-crear la agenda del día siguiente con las propuestas de trabajo que surgieran de los propios participantes. La idea era contar con entre cuatro y ocho grupos de trabajo que quisieran explorar retos comunes inspirados en las soluciones verdes. En ese momento sólo hubo una propuesta espontánea en el chat, por lo que abrimos la tercera jornada sin saber qué sucedería. Confiamos en el proceso (eso sí, con algunas mariposas en el estómago 🙂 y nos fuimos emocionando conforme veíamos el interés que habíamos despertado. ¡Cerramos el proceso con 17 propuestas! Esto superó lo imaginable y tuvimos que facilitar un proceso de selección de propuestas proponiendo fusionar algunas de ellas y abriendo una votación para poder quedarnos con los ocho grupos de mayor interés. Una vez definidos los grupos, los participantes se auto-organizaron en función de sus intereses y co-crearon durante el resto de la jornada las propuestas de trabajo que compartieron con gran ilusión en la sesión plenaria del cuarto y último día del encuentro. Más información sobre las soluciones y propuestas de trabajo puede verse aquí.
¿Qué experimentamos y qué aprendimos?
En todo proceso de diseño hay elementos claros y bien definidos que podemos prever y afinar hasta el último detalle (la plataforma y herramientas más idóneas, los contenidos a presentar, los formatos y preparación de los presentadores, el guión de la facilitación, etc.). También hay una parte que no podemos conocer a priori y que es imposible de prever hasta que suceda porque será el resultado que emerja de la interacción entre las personas que participarán en el encuentro. Los facilitadores sólo podemos crear las condiciones para que puedan producirse esas conversaciones generativas donde pueda aflorar la inteligencia colectiva de la que tanto se habla. No podemos hacer que sucedan, pero podemos diseñarlas y acompañarlas para que sean posibles. Ser conscientes de que el control es una quimera es tan importante como ser conscientes de que las conversaciones generativas a nivel colectivo no suceden por casualidad. Por eso el éxito de un evento participativo depende del trabajo de diseño y de ser capaces de estar al servicio de lo que suceda en el momento del encuentro. Aunque nunca está demás tener un plan B cuando se entra en espacios desconocidos 🙂
En teoria U, un modelo para procesos de co-creación, el punto de inflexión es el que está precedido por el momento de “dejar ir”. Es decir, una vez que hemos conectado con el propósito y hecho todo nuestro trabajo, tenemos que dejar de controlar y confiar en el proceso para que algo nuevo pueda emerger. Este paso es quizás el más difícil porque nos enfrenta al miedo al fracaso.
Sabíamos el desafío que comportaba organizar un evento de esta envergadura de manera completamente participativa y aún así, decidimos correr el riesgo porque era un riesgo compartido y porque sólo transitando nuevos caminos podemos llegar a nuevos lugares.
¡Gracias al equipo de Expertise France y a los participantes de este encuentro por posibilitar esta maravillosa experiencia y gran aprendizaje!