Diseñando y facilitando espacios de co-creación

Diseñando y facilitando espacios de co-creación

Por Raffaella Toticchi, Irene Zurborn y Stephany Macedo 

En esta entrada queremos compartir nuestra experiencia y aprendizajes diseñando y facilitando un encuentro virtual altamente participativo y enfocado en la co-creación de propuestas de trabajo para más de 100 personas de diferentes países y organizaciones durante cuatro jornadas.

¿Cuál era el reto y el contexto?

En mayo de este año Expertise France nos contrató  para el apoyo en el diseño y facilitación del encuentro de Soluciones Verdes EUROCLIMA+para Latinoamérica,  un evento cuyo propósito era socializar las primeras buenas prácticas sistematizadas por los equipos de los proyectos agroforestales e intercambiar perspectivas con actores locales sobre las posibilidades de replicarlas y escalarlas en sus contextos.

¿Cómo lo logramos?

En retrospectiva y abreviando  la historia creemos que hubo tres elementos clave que lo posibilitaron: la claridad en el propósito del encuentro, la confianza mutua que se desarrolló con el equipo organizador en el proceso de preparación y el estar dispuestos a correr juntos el riesgo de dar voz a los participantes.

¿Cómo fue el proceso de preparación?

Cuando comenzamos a diseñar el encuentro con el equipo organizador de Expertise France, detectamos que el propósito subyacente era crear un espacio en el que los actores locales tuvieran todo el protagonismo. Se quería dar visibilidad y compartir las soluciones, pero sobre todo se buscaba crear un espacio fértil para el diálogo y la co-creación. El desafío que se nos planteaba en términos de diseño no era fácil ni seguro. Aún así, nos entusiasmamos con la idea. Esta aspiración común y la confianza que se fue tejiendo en el minucioso proceso de alineación y preparación nos convirtieron en un solo equipo el día del encuentro. Juntos lo concebimos y diseñamos como un proceso donde los participantes pudieran informarse libremente sobre la oferta de soluciones, participar en un diálogo sobre las soluciones de su interés y  encontrar espacios de cooperación en grupos enfocados a la acción y reflexión. 

¿Qué pasó durante el evento?

El primer día los ejecutores de los proyectos presentaron brevemente sus soluciones, las cuales se grabaron y se publicaron esa misma tarde en el foro del encuentro.  El segundo día los participantes eligieron las soluciones de su interés y  se reunieron con los presentadores y  otros participantes para profundizar en ellas y  conectarlas con sus propios desafíos.  Hasta aquí estábamos navegando aguas bastante seguras. 

Al finalizar ese día avanzamos nuestra invitación para co-crear la agenda del día siguiente con las propuestas de trabajo que surgieran de los propios participantes.  La idea  era contar con entre cuatro y ocho grupos de trabajo que quisieran explorar retos comunes inspirados en las soluciones verdes.  En ese momento sólo hubo una propuesta espontánea en el chat,  por lo que abrimos la tercera jornada sin saber qué sucedería. Confiamos en el proceso (eso sí, con algunas mariposas en el estómago 🙂 y nos fuimos emocionando conforme veíamos el interés que habíamos despertado. ¡Cerramos el proceso con 17 propuestas!  Esto superó lo imaginable y tuvimos que facilitar un proceso de selección de propuestas proponiendo fusionar algunas de ellas y abriendo una votación para poder quedarnos con los ocho grupos de mayor interés.   Una vez definidos los grupos, los participantes se auto-organizaron en función de sus intereses y co-crearon durante el resto de la jornada  las propuestas de trabajo que compartieron con gran ilusión en la sesión plenaria del cuarto y último día del encuentro. Más información sobre las soluciones y propuestas de trabajo puede verse aquí

¿Qué experimentamos y qué aprendimos?

En todo proceso de diseño hay elementos claros y bien definidos que podemos prever y afinar hasta el último detalle (la plataforma y herramientas más idóneas, los contenidos a presentar, los formatos y preparación de los presentadores, el guión de la facilitación, etc.). También hay una parte que no podemos conocer a priori y que es imposible de prever hasta que suceda porque será el resultado que emerja de la interacción entre las personas que participarán en el encuentro.  Los facilitadores sólo podemos crear las condiciones para que puedan producirse esas conversaciones generativas donde pueda aflorar la inteligencia colectiva de la que tanto se habla.  No podemos hacer que sucedan, pero podemos diseñarlas  y acompañarlas para que sean posibles. Ser conscientes de que el control es una quimera es tan importante como ser conscientes de que las conversaciones generativas a nivel colectivo no suceden por casualidad.  Por eso el éxito de un evento participativo depende del trabajo de diseño  y de ser capaces de estar al servicio de lo que suceda en el momento del encuentro. Aunque nunca está demás tener un plan B cuando se entra en espacios desconocidos 🙂 

En teoria U, un modelo para procesos de co-creación, el punto de inflexión es el que está precedido por el momento de “dejar ir”.  Es decir, una vez que hemos conectado con el propósito y hecho todo nuestro trabajo, tenemos que dejar de controlar y confiar en el proceso para que algo nuevo pueda emerger. Este paso es quizás el más difícil porque nos enfrenta al miedo al fracaso. 

Sabíamos el desafío que comportaba organizar un evento de esta envergadura de manera completamente participativa y aún así, decidimos correr el riesgo porque era un riesgo compartido y porque sólo transitando nuevos caminos podemos llegar a nuevos lugares. 

¡Gracias al equipo de Expertise France y a los participantes de este encuentro por posibilitar esta maravillosa experiencia y gran aprendizaje!

SenseTribe: el sentido de la conexión

SenseTribe: el sentido de la conexión

Ya ha pasado más de un año desde el inicio de la pandemia y si miramos atrás resulta difícil creer todo lo que el mundo ha cambiado en este tiempo.

Las empresas se han visto enfrentadas a la necesidad de buscar nuevas formas de trabajar y organizarse para poder seguir adelante, en este contexto el trabajo en remoto ha pasado de ser una opción para convertirse en una necesidad.

En SenseTribe venimos trabajando en remoto desde que empezamos como grupo de trabajadoras freelancers, cada una desde diferentes partes del mundo y en contextos muy distintos 🙂

Además, siempre nos ha apasionado testear y aplicar no sólo las herramientas digitales sino también prácticas de colaboración participativas, liderazgo horizontal y organización ágil. Por ello, en estos meses nos hemos convertido en un referente para muchas organizaciones, fundaciones y coaliciones en busca de guía para poder encontrar su camino en medio de la incertidumbre de estos tiempos.
Como consecuencia de esto, se han acercado a SenseTribe personas nuevas para incorporarse a proyectos, proponer nuevos enfoques y buscar compañeros de equipo para desarrollar ideas de negocio.

Aquí compartimos 4 entrevistas a algunas de las personas que se han incorporado a nuestro team en 2020: Stephany Macedo, Marta Burgos, June Stefano, Lidia Ucher.
Las preguntas iban dirigidas a saber qué elementos hacen de SenseTribe una empresa única y qué prácticas le dan vitalidad y disfrute a nuestro trabajo; haciendo que un lunes (muchas veces) parezca un viernes.

Stephany Macedo


¿Qué es lo que más te gusta de SenseTribe ?
Hay mucho espacio para proponer, crear y equivocarse, esto hace que pueda aportar desde mi autenticidad.
También me gusta el mindset emprendedor para crear oportunidades donde aparentemente nos las hay.

¿Qué diferencia SenseTribe de tus trabajos anteriores?
Humanidad, cercanía, transparencia y comunicación constante.
Esto nos permite seguir fluyendo como equipo.

Dibuja a SenseTribe y explica tu dibujo
Este dibujo simboliza las diferentes iniciativas/proyectos de SenseTribe y cómo estos se conectan entre sí. El tronco es sólido y sostiene un desorden ordenado, que encuentra su camino de manera orgánica.

¿Hay algo que te gustaría cambiar?
Me gustaría tener contacto presencial, no solo online
También un espacio de intercambio de conocimientos.

Marta Burgos

¿Qué es lo que más te gusta de SenseTribe ?
Además de los proyectos contenido, y la temáticas que aunque es un sitio que se trabaja en remoto, sensación de equipo, de conexión, muy buen ambiente de trabajo

¿Qué diferencia SenseTribe de tus trabajos anteriores?
Todo. No tiene color. La flexibilidad, que todo el mundo aporta desde donde puede, se busca que cada uno se complemente con los demás apertura, modelo de trabajo que se compagina con vida personal. Flexibilidad, no se espera de ti que estés todo el rato sentado en una oficina. Equipo joven, fresco, muy multicultural, cada uno somos de un sitio, de una disciplina diferente y sin embargo se han conseguido hacer un equipo que funciona.

Dibuja a SenseTribe y explícalo
3 personas muy diferentes que hablan distintos idiomas, y de distintas disciplinas.

¿Hay algo que te gustaría cambiar?
Poder vernos un poco más no sólo en el online, al menos cuando volvamos a la normalidad.
¿Quieres compartir algo más?
Valor añadido: apuesta por los proyectos, muy elaborados, mucha calidad.

June Stefano

¿Qué es lo que más te gusta de SenseTribe?
Saber que no existe un entorno físico, pero tener aún la sensación de una tribu.
Me gusta cómo se gestionan las relaciones  con clientes y colaboradores, el respeto. 
El respeto y el interés que hay para las personas, el trabajo el cuidado de la salud física y mental (muy difícil de encontrar).
He estado viviendo en Londres desde 2018 y he trabajado en diferentes entornos. No he encontrado nada como SenseTribe
El respeto a las diferencias entre las personas.

¿Qué diferencia SenseTribe de tus trabajos anteriores?
La sensación de pertenencia
Libertad
Compromiso por supuesto
Confianza, confiable

Dibuja a SenseTribe y explícalo
Sería un teatro circular
Sin principio ni fin
Escenario principal y todo al mismo nivel
Igualdad de sonido e imagen
Lleno de colores

¿Algo que cambiar?
No estoy segura si cambiaría algo de ST, cambiaría algo de mí
Necesito Conocer ST más a fondo antes de responder esto
Me gustaria estar mas cerca de ustedes

Pensamientos adicionales:
En una empresa tienes que hacer mucho camino , en ST puedes dibujar tu propio camino
La experiencia pasada no nos define. He estado trabajando en Digital Mkt pero también podría estar interesada en otra cosa y hay espacio para hacer esto en  ST, tienes una oportunidad

Lidia Ucher

¿Qué es lo que más te gusta de SenseTribe?
El concepto de tribu me flipa, la energía tribal
La transparencia
Comunicación fluida: expresar lo que pensamos en todo momento. 
Expresar dudas siempre ayuda a mejorar, no tiene porque ser malo
Emplearlo a nivel interno, ayuda a expresarlo con el cliente 
De igual a igual, apoyo entre todas
Escucha activa
Libertad, soltar el control
Comunicación unilateral, libertad de comunicarse con los clientes (lo que más rescato)
Nuestra fluidez de comunicación se refleja con los clientes.
La transparencia/equilibrio de colaboración que tenemos a nivel interno, se extrapola en las organizacione con las que trabajamos

¿Qué diferencia SenseTribe de tus trabajos anteriores?
La principal diferencia: método de trabajo fortalece las capacidades de cada una
Método colaborativo de verdad: para mi es nuevo
Expresar dudas sin miedo, eso me empodera y somos capaces de llevar los temas nosotras mismas.

Pensamientos adicionales:

Tono con el que nos hablamos: humilde, abierto, educado
Eso me genera mucha energía positiva, es necesario
“Hoy estoy mal”, reconocer cómo nos sentimos
Momento de agradecimiento semanal 
Decir las cosas con conocimiento de causa
Tono asertivo y de apertura.

¿Cómo elegir las herramientas para nuestros eventos online?

¿Cómo elegir las herramientas para nuestros eventos online?

Nuestra colega y compañera de trabajo Laura Grassi se dio cuenta hace unos meses de que seguíamos explicando los mismos principios una y otra vez a los clientes y lo desesperados que estaban muchos por encontrar herramientas participativas que no sólo fueran “cool” e inspiradoras sino que también sean fáciles de usar y sirvan al propósito general.

Para este propósito hemos pensado de recoger nuestra experiencia de trabajo con los procesos participativos en una guía que ayude paso a paso a escoger las herramientas más adecuadas para cado caso y contexto.

¡Descarga la guía!

Algunas de las primeras preguntas que nos hacemos cuándo estamos ante la organización de un evento online suelen ser:

  • ¿Cómo podemos crear experiencias participativas memorables en las que las personas lleguen a olvidar que no se encuentran en un espacio físico?
  • ¿Cómo podemos convertir el desafío del online en una oportunidad?

Mucho de lo que hace que un evento sea especial es el tiempo que le dedicamos junto con nuestros clientes llegando a tocar lo que es lo más importante: el propósito más profundo subyacente y a partir de de ahí co-diseñar una estructura sólida con roles y tareas claras.

Otros elementos clave son, por supuesto, el enfoque metodológico que elegimos y las prácticas participativas que aplicamos cuando facilitamos.

Sin embargo, en todo esto la tecnología juega un papel clave, y la tecnología debería ser una herramienta que sirva a facilitar el trabajo en lugar de un obstáculo 🙂

Lo que creemos es un elemento clave y sin embargo no todas saben es que una herramienta tecnológica debe seleccionarse y utilizarse en función de un PROPÓSITO específico que se quiere abordar.

Entonces, ¿cómo podemos entender las diferentes expectativas / necesidades que tenemos que abordar? ¿Y cómo podemos seleccionar las herramientas adecuadas, en función de estas necesidades específicas?

¡Descarga la guía!

¿Cómo se ha desarrollado esta guía? Laura Grassi ha sido la autora principale, Marina Roa ha agregado sus maravillosas ilustraciones, Raffaella Toticchi ha agregado un modelo mental, Stephany ha traducido la guía al español y muchos otros SenseTribers increíbles han agregado sus ideas y pensamientos. ¡Gracias!

¡Esperamos que os resulte interesante!

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